Datenschutz-bestimmungen

Datenschutz- und Cookie-Richtlinie

GFA Family Office
Stand: Januar 2026

Ob Sie Mandant, Interessent, Bewerber oder Besucher unserer Website sind: Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für GFA Family Office (im Folgenden „GFA“, „wir“) höchste Priorität. Diskretion und Vertraulichkeit sind die Grundlage unserer Arbeit.

In dieser Richtlinie erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wie und zu welchen Zwecken wir sie verarbeiten, welche Rechte Ihnen nach der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem nationalen luxemburgischen Datenschutzrecht zustehen und an wen Sie sich bei Fragen wenden können.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

GFA Family Office SAS, 26, Boulevard Royal L-2449 Luxemburg, Telefon: +352 22 9999 10, E-Mail: info@gfa-family-office.com

Wir treffen alle nach geltendem Datenschutzrecht erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter datenschutz@gfa-family-office.com.

2. Anwendungsbereich und Begriffe

Diese Richtlinie gilt für unsere Website www.gfa-family-office.com sowie für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mandanten, Interessenten und Besuchern. Für Bewerbende gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Verarbeitung umfasst jeden Vorgang im Zusammenhang mit diesen Daten, etwa das Erheben, Speichern, Ordnen, Verändern, Abfragen, Verwenden, Übermitteln, Einschränken oder Löschen.

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und speichern sie nur so lange, wie es diese Zwecke oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten verlangen.

3.1 Aufruf der Website

Beim Besuch unserer Website werden durch unseren Hosting-Anbieter automatisch technische Zugriffsdaten protokolliert. Dies dient der Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website und erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Rückschlüsse auf Ihre Person ziehen wir daraus nicht.

Protokolliert werden:

Name der abgerufenen Datei bzw. Seite
Datum und Uhrzeit des Abrufs
übertragene Datenmenge und Statusmeldung
verwendeter Browser, Betriebssystem und verweisende Website
IP-Adresse des anfragenden Geräts (gekürzt bzw. anonymisiert, soweit technisch möglich)

3.2 Kontaktanfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder Post kontaktieren, verarbeiten wir die Angaben, die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage nötig sind. Dies erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

Typische Zwecke sind die Beantwortung von Fragen zu unseren Leistungen in der Vermögensstrukturierung, -koordination und -begleitung, die Vereinbarung persönlicher Gespräche sowie die Anbahnung und Pflege von Mandatsbeziehungen.

Verarbeitet werden können:

Anrede, Vor- und Nachname
Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Anschrift)
Informationen zu Ihrem Anliegen, die Sie uns mitteilen

3.3 Mandatsanbahnung und Mandatsverhältnis

Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung eines Mandats verarbeiten wir die Daten, die für unsere Leistungen und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Identifikations- und Legitimationsdaten, Angaben zur Vermögenssituation, zu Anlagezielen und zur Risikotragfähigkeit sowie steuerlich relevante Informationen.

Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), etwa aus dem luxemburgischen Gesetz vom 12. November 2004 über die Bekämpfung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie aus steuerlichen Meldepflichten (z. B. CRS, FATCA). Soweit anwendbar, unterliegen diese Daten zusätzlich dem Berufsgeheimnis nach luxemburgischem Recht.

3.4 Newsletter und Insights

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel über den Abmeldelink in jedem Newsletter. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Ihre Entscheidung hat keinerlei Auswirkung auf eine bestehende Mandatsbeziehung.

3.5 Online-Meetings und Telefonkonferenzen

Für Gespräche per Video- oder Telefonkonferenz nutzen wir [Anbieter ergänzen, z. B. Microsoft Teams, Zoom]. Dabei werden Name, Kontaktdaten, Teilnahmedaten sowie technische Verbindungsdaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. -anbahnung oder unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Gespräche werden nicht ohne Ihre vorherige Zustimmung aufgezeichnet.

3.6 Mandantenportal und sicherer Dokumentenaustausch

[Nur falls genutzt:] Für den geschützten Austausch vertraulicher Dokumente, insbesondere Vermögensberichte, stellen wir ein Mandantenportal bereit [Anbieter ergänzen]. Dabei werden Login-, Sitzungs- und Systemdaten gespeichert, um den sicheren Betrieb und die Fehlerbehebung zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

3.7 Elektronische Signatur

[Nur falls genutzt:] Für die digitale Unterzeichnung von Verträgen und Dokumenten nutzen wir [Anbieter ergänzen, z. B. Adobe Acrobat Sign oder DocuSign]. Dabei werden die eingegebenen Daten, Geräte- und Transaktionsdaten verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

3.8 Veranstaltungen

Wenn Sie sich zu einer unserer Veranstaltungen anmelden, verarbeiten wir Ihre Angaben ausschließlich zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Durchführung erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

3.9 Cookies

Informationen zum Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien finden Sie in Abschnitt 7.

4. Empfänger und Übermittlung Ihrer Daten

4.1 Innerhalb von GFA

Innerhalb von GFA erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen. Alle Mitarbeitenden sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

4.2 Weitergabe aufgrund gesetzlicher Verpflichtung

Eine gesetzliche Pflicht zur Weitergabe kann insbesondere gegenüber folgenden Stellen bestehen:

Aufsichtsbehörden, z. B. Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF)
Steuerbehörden, z. B. Administration des contributions directes (ACD)
Justiz- und Strafverfolgungsbehörden, z. B. Cellule de renseignement financier (CRF), Gerichte, Staatsanwaltschaft
Rechtsanwälte, Notare und Wirtschaftsprüfer

4.3 Weitergabe zur Erfüllung des Mandats

Im Rahmen unseres ganzheitlichen Ansatzes arbeiten wir mit Partnern zusammen, an die wir Daten nur weitergeben, soweit dies für Ihr Mandat erforderlich ist und Sie zugestimmt haben oder eine andere Rechtsgrundlage besteht. Dazu gehören insbesondere:

Depotbanken, Banken und andere Finanzdienstleister
Fondsgesellschaften, Emittenten und Anbieter von Investments
externe Rechtsanwälte, Steuerberater, Treuhänder und Wirtschaftsprüfer
Veranstalter, wenn Sie sich über uns für Veranstaltungen angemeldet haben

4.4 Weitergabe an Dienstleister

Für einen sicheren und effizienten Geschäftsbetrieb setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten können, darunter:

Website-Hosting: IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland
IT- und IT-Sicherheitsdienstleister, Cloud-Anbieter
Anbieter für E-Mail, Newsletter-Versand und Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Druck- und Telekommunikationsdienstleister

Mit allen Dienstleistern haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Diese stellen insbesondere sicher, dass Dienstleister nur die für ihre Aufgabe nötigen Daten erhalten, nur verpflichtete Mitarbeitende Zugriff haben, angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen bestehen und Daten nach Vertragsende gelöscht oder zurückgegeben werden.

4.5 Übermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten Ihre Daten vorrangig innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Erfolgt im Einzelfall eine Übermittlung in ein Land außerhalb des EWR, geschieht dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (z. B. Schweiz, Vereinigtes Königreich) oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

4.6 Kein Verkauf von Daten

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten unter keinen Umständen an Dritte.

5. Speicherdauer und Datensicherheit

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Nach luxemburgischem Recht betragen diese insbesondere für Unterlagen zur Geldwäschebämpfung fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung und für handels- und steuerrechtliche Unterlagen bis zu zehn Jahre.

Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS), Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Überprüfungen unserer Systeme. Wo möglich, pseudonymisieren oder anonymisieren wir Daten.

6. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach Art. 15 bis 21 DSGVO folgende Rechte zu. Bitte richten Sie Ihre Anfragen an datenschutz@gfa-family-office.com oder an die Kontaktdaten in Abschnitt 1.

6.1 Auskunft und Berichtigung

Sie können Auskunft darüber verlangen, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir verarbeiten. Sind Daten unrichtig oder unvollständig, können Sie deren Berichtigung oder Ergänzung verlangen.

6.2 Löschung

Sie können die unverzügliche Löschung Ihrer Daten verlangen, insbesondere wenn:

die Daten für ihre ursprünglichen Zwecke nicht mehr benötigt werden
Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und keine andere Rechtsgrundlage besteht
Sie der Verarbeitung widersprochen haben und keine vorrangigen berechtigten Gründe vorliegen
die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist

Vor einer Löschung prüfen wir, ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6.3 Einschränkung der Verarbeitung

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, etwa wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie die Daten zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen oder über Ihren Widerspruch noch nicht entschieden ist.

6.4 Widerspruch

Beruht eine Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

6.5 Datenübertragbarkeit

Sie können verlangen, die uns bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

6.6 Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

6.7 Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Wir beantworten Ihre Anfragen in der Regel innerhalb eines Monats. Sollte es länger dauern, informieren wir Sie über die Gründe. In einzelnen Fällen dürfen wir aus rechtlichen Gründen keine Auskunft erteilen; den Grund teilen wir Ihnen mit, soweit zulässig.

Sind Sie der Ansicht, dass wir gegen Datenschutzrecht verstoßen, können Sie sich bei jeder Datenschutzaufsichtsbehörde in der EU beschweren. Für uns zuständig ist:

Commission nationale pour la protection des données (CNPD) 15, Boulevard du Jazz L-4370 Belvaux, Luxemburg Telefon: +352 26 10 60-1 Website: cnpd.public.lu

7. Cookie-Richtlinie

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch unserer Website auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir unterscheiden zwischen notwendigen und optionalen Cookies. Zudem unterscheiden wir nach Kategorie, Zweck, Rechtsgrundlage, Einwilligung nötig, Notwendig, Grundfunktionen, Sicherheit, Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Statistik, Anonyme Auswertung der Websitenutzung, Marketing / Externe Medien, sowie eingebettete Inhalte, z. B. Karten oder Videos gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Optionale Cookies setzen wir nur, wenn Sie im Cookie-Banner ausdrücklich zugestimmt haben (Art. 4 Abs. 3 des luxemburgischen Gesetzes vom 30. Mai 2005 über den Datenschutz in der elektronischen Kommunikation). Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen [Link im Footer] ändern oder widerrufen.

Zusätzlich können Sie Cookies in Ihren Browsereinstellungen verwalten oder löschen. Das Deaktivieren notwendiger Cookies kann die Funktion der Website einschränken.

8. Änderungsvorbehalt

GFA behält sich vor, diese Richtlinie unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben jederzeit anzupassen, etwa bei neuen Diensten oder geänderter Rechtslage. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Wir empfehlen, diese Seite regelmäßig zu besuchen.